Privacyreglement

 

Iedere organisatie die gegevens over personen vastlegt is formeel verplicht om een reglement op te stellen waarin aangegeven wordt welke gegevens, op welke manier worden vastgelegd en voor welke doelen die worden toegepast.

 

Privacyreglement persoonsregistratie  VayaV Coöperatieve Vereniging U.A.

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

Bestuur: het  Bestuur van de VayaV Coöperatieve Vereniging U.A.

Bestand: persoonsregistratie VayaV Coöperatieve Vereniging U.A.

Verantwoordelijke: VayaV Coöperatieve Vereniging U.A.

Betrokkenen: Deelnemers aan groepen en ondersteuners , betrokken bij projecten van VayaV Coöperatieve Vereniging U.A.

Bewerker: de door VayaV Coöperatieve Vereniging U.A. aangewezen persoon

 

Artikel 2 Doel van de registratie

Het doel van de registratie is het systematisch vastleggen, opslaan, actueel houden en ter beschikking stellen van persoonsgegevens ten behoeve van:

• een trainersbestand;

• registratie van deelname aan trainingen, groepen of activiteiten;

 

Artikel 3 Soorten van gegevens en de wijze waarop deze worden verkregen

3.1.    In de registratie zijn ten hoogste de volgende gegevens opgenomen

a. Personalia:

• naam;

• geslacht;

• geboortedatum;

• telefoonnummer;

• emailadres.

​

 b. Functie gebonden gegevens (bij trainers):

• trainersrol;

• expertise;

• vergoeding.

 

3.2.    De gegevens worden verkregen via:

 

• verstrekking door deelnemers en trainers zelf

• verstrekking door of namens opdrachtgever

Betrokkenen worden vooraf op de hoogte gebracht van de registratie van hun gegevens.

 

Artikel 4 Verwijdering van gegevens

Gegevens worden uit de registratie verwijderd wanneer ze gelet op het doel van de registratie, niet meer relevant zijn dan wel op schriftelijk verzoek van de betrokkene (zie ook artikel 9).

 

Artikel 5 Verstrekking van gegevens

Verstrekking van de in de registratie opgenomen gegevens vindt plaats aan:

functionarissen van verantwoordelijke, zoals aangewezen door verantwoordelijke, voor zover het betreft gegevens die deze functionarissen ingevolge hun taak nodig hebben en indien het gebruik van deze gegevens overeenstemt met het doel van de registratie;

functionarissen die niet behoren tot van verantwoordelijke, maar aangewezen door Verantwoordelijke voor de uitvoering van projecten, voor zover het betreft gegevens die deze functionarissen ingevolge hun taak nodig hebben en indien het gebruik van deze gegevens overeenstemt met het doel van de registratie;

functionarissen van instanties, die niet behoren tot verantwoordelijke, voor zover de verstrekking voortvloeit uit het doel van de registratie ofwel voortvloeit uit een wettelijk voorschrift ofwel geschiedt met schriftelijk toestemming van de betrokkene.

 

Artikel 6 Soorten van gegevens die aan de in artikel 5 bedoelde personen of instanties worden verstrekt

De in artikel 5 genoemde personen of instanties hebben toegang tot de gegevens als bedoeld in de bijlage, zolang betrokkene door de verstrekking geen onevenredige schade lijdt.

 

Artikel 7 Rechtstreekse toegang tot de registratie

Rechtstreekse toegang tot de registratie hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden:

• medewerkers van Verantwoordelijke;

• verantwoordelijke contactpersonen van of namens de opdrachtgever.

 

Artikel 8 Recht op kennisneming

8.1. De betrokkene heeft ten alle tijden recht op kennisneming van de op hem persoonlijk betrekking hebbende gegevens.

 

8.2. De procedure voor de uitoefening van het recht op kennisneming voor niet-betrokkenen is als volgt:

• de verzoeker wendt zich schriftelijk tot Verantwoordelijke;

• de verzoeker geeft aan omtrent welke gegevens hij geïnformeerd wil worden;

• indien de verstrekking van de gegevens niet te voren schriftelijk is vastgelegd in de opdracht zullen betrokkenen om toestemming worden gevraagd voor het beschikbaar stellen van hun gegevens.

• de verantwoordelijke stelt de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek op de hoogte van de mogelijkheden om de gevraagde gegevens ter beschikking te stellen en draagt de gegevens over die volgens dit reglement overgedragen mogen worden.

 

Artikel 9 Verzoek tot correctie van gegevens

9.1. De betrokkene kan de verantwoordelijke schriftelijk verzoeken hem betreffende gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd met enig wettelijk voorschrift in de registratie voorkomen. Het verzoek behelst de aan te brengen wijzigingen. De wijzigingen worden terstond doorgevoerd.

 

Artikel 10 Hoofdlijnen van het beheer van de registratie

De verantwoordelijke ziet er op toe dat ten aanzien van de organisatie en de beveiliging alle maatregelen in acht worden genomen welke zijn voorgeschreven in het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.